Organizační řád výboru

 Organizační řád Výboru KCHVO

 Článek 1

Výbor KCHVO

  1. a) složení výboru KCHVO: Funkce výboru KCHVO: předseda, místopředseda, jednatel, ekonom, hlavní poradce chovu, poradce pro VOD, výcvikář, matrikář, tiskový referent, výstavní referent, skladový referent
  2. b) řídí činnost KCHVO v období mezi členskými schůzemi
  3. c) přijímá opatření směřující ke splnění usnesení členské schůze
  4. d) schůze výboru svolává předseda klubu dle potřeby
  5. e) písemné pozvánky na schůze zasílá předseda tak, aby byly doručeny nejméně 10 dnů předem
  6. f) výbor se usnáší prostou většinou hlasů, je-li přítomna nadpoloviční většina členů. V případě rovnosti hlasů rozhoduje hlas předsedy. Při elektronickém hlasování vždy nadpoloviční většinou všech členů.
  7. g) ze schůzí výboru pořizuje jednatel zápisy, které zasílá všem členům výboru, dozorčí komise a chovatelské rady
  8. h) přijímá členy klubu
  9. i) plánuje činnost klubu a finanční rozpočet
  10. j) podává návrhy na myslivecká vyznamenání
  11. k) schvaluje čekatele na funkci rozhodčích z exteriéru
  12. m) schvaluje složení chovatelské rady
  13. n) projednává a schvaluje návrhy chovatelské rady
  14. o) svolává nejméně jednou ročně členské schůze
  15. p) na konci volebního období připraví a svolává volební členskou schůzi.

 Článek 2

Povinnosti funkcionářů klubu

Všichni členové výboru jsou povinni zachovávat mlčenlivost o osobních údajích, se kterými se seznámili při výkonu povinností. Mlčenlivost se nevztahuje na údaje určené ke zveřejnění a předávání údajů v souvislosti s plněním povinností podle klubových a právních předpisů.

Předseda klubu:

  • zastupuje klub a jedná jménem KCHVO
  • podepisuje spolu s místopředsedou a jednatelem písemnosti klubu
  • vyřizuje spolu s místopředsedou a jednatelem neodkladné záležitosti, o nichž musí podat zprávu na nejbližší schůzi výboru klubu
  • řídí schůze výboru klubu
  • sleduje a kontroluje plnění usnesení orgánů klubu
  • zodpovídá spolu s výborem klubu za řádné hospodaření s prostředky klubu
  • archivuje dokumenty týkající se jeho činnosti
  • společně s jednatelem likviduje dokumenty a elektronicky vedené osobní údaje po ukončení doby jejich zpracování. Pořizuje o tom záznam.

 Místopředseda klubu:

  • zastupuje předsedu v jeho nepřítomnosti
  • po skončení zastupování je povinen informovat předsedu o všech jednáních a opatřeních, která učinil
  • zastupuje KCHVO v jednání s úřady státní správy a v souvislosti s vedením účtu u banky
  • archivuje dokumenty týkající se jeho činnosti a předává dokumenty ke skartaci jednateli.

 Jednatel klubu:

  • vyřizuje písemnou agendu klubu
  • zastupuje spolu s předsedou a místopředsedou KCHVO a jedná jménem klubu, podepisuje spolu s předsedou a místopředsedou písemnosti klubu a vyřizuje neodkladné záležitosti vždy v dohodě s předsedou a místopředsedou
  • zajišťuje konání schůzí výboru a členskou schůzi klubu včetně zpracování zápisu z jednání
  • archivuje dokumenty týkající se jeho činnosti a společně s předsedou provádí skartaci dokumentů.

 Ekonom klubu:

  • sleduje čerpání rozpočtu klubu a podává orgánům klubu zprávy o finančním hospodaření
  • odpovídá za dodržování předpisů a pokynů vydaných pro finanční hospodaření, které sleduje a podává daňové přiznání na finanční úřad
  • vede účetnictví KCHVO, vystavuje příjmové a výdajové doklady sestavuje návrh ročního rozpočtu klubu
  • zajišťuje likvidaci finančních účtů podle rozhodnutí výboru klubu,
  • sleduje placení členských příspěvků
  • archivuje příslušné materiály podle platných předpisů a předává dokumenty ke skartaci jednateli.

 Hlavní poradce chovu:

  • řídí chov v rámci KCHVO
  • zajišťuje a řídí činnost chovatelské rady
  • řídí a kontroluje práci poradce chovu pro dlouhosrsté
  • odpovídá za přípravu a průběh výběrů do chovu
  • dává návrhy pro jednání výboru klubu v otázkách chovu
  • sleduje zápisy vrhů do plemenné knihy
  • provádí rozbory výsledků výstav a zkoušek, popř. jarních svodů a na základě těchto rozborů vyhodnocuje chovnou kvalitu jednotlivých chovných jedinců
  • vede evidenci chovných jedinců
  • navrhuje složení chovatelské rady
  • zakládá karty chovných psů a fen VOK
  • dává návrhy výboru klubu na povolení výjimek z pravidel pro chov
  • podává výboru klubu a chovatelské radě veškeré informace o stavu chovu
  • archivuje materiály týkající se chovu VOK a předává dokumenty ke skartaci jednateli.

 Poradce chovu VOD:

  • řídí chov VOD v rámci KCHVO
  • odpovídá za přípravu a průběh výběrů do chovu
  • dává návrhy pro jednání výboru klubu v otázkách chovu VOD
  • sleduje zápisy vrhů VOD do plemenné knihy
  • provádí rozbory výsledků výstav a zkoušek, popř. jarních svodů a na základě těchto rozborů vyhodnocuje chovnou kvalitu jednotlivých chovných jedinců
  • vede evidenci chovných jedinců
  • zakládá karty chovných psů a fen VOD
  • dává návrhy výboru klubu na povolení výjimek z pravidel pro chov
  • podává výboru klubu a chovatelské radě veškeré informace o stavu chovu VOD
  • archivuje materiály týkající se chovu a předává dokumenty ke skartaci jednateli.

 Výcvikář klubu:

  • zajišťuje přípravu, průběh a vyhodnocení klubových soutěží a zkoušek, případně výcvikové akce včetně splnění ohlašovacích povinností
  • sleduje výkony výmarských ohařů, vyhodnocuje je podle jednotlivých chovných jedinců a výsledky předkládá výboru klubu, zajišťuje jejich zveřejnění v klubovém zpravodaji
  • eviduje a navrhuje udělení vůdcovských odznaků
  • archivuje materiály týkající se výcvikové agendy a předává dokumenty ke skartaci jednateli.

 Matrikář:

  • vede přesnou evidenci členů
  • předkládá výboru návrhy na přijetí členů
  • vystavuje nové a přijímá vrácené členské průkazy
  • poskytuje seznam členů ostatním funkcionářům klubu a podává informace o údajích z evidence na vyžádání členů nebo původních členů
  • sleduje jubilea členů a délku členství a navrhuje udělení věrnostního odznaku a čestného členství
  • archivuje členskou evidenci klubu a předává dokumenty ke skartaci jednateli.

 Tiskový referent:

  • je odpovědný za přípravu zpravodaje KCHVO, obsah a formu schvaluje výbor
  • zodpovídá za včasné vydávání zpravodaje
  • spravuje klubové internetové stránky, jejich formu a uveřejňované informace v části novinky (aktuality) schvaluje redakční rada ve složení předseda, místopředseda, jednatel, tiskový referent
  • zpracovává jubilejní ročenku klubu, obsah a formu schvaluje výbor
  • archivuje dokumenty týkající se jeho činnosti, včetně klubových zpravodajů a ročenek a předává dokumenty ke skartaci jednateli.

 Výstavní referent:

  • zajišťuje přípravu, průběh a vyhodnocení klubových a speciálních výstav včetně splnění ohlašovacích povinností
  • společně s poradci chovu zajišťuje chovatelské přehlídky
  • archivuje dokumenty týkající se jeho činnosti a předává dokumenty ke skartaci jednateli.

 Skladový referent:

  • zabezpečuje uskladnění a přepravu jemu svěřeného majetku KCHVO na klubové akce
  • odpovídá za zabezpečení prodeje upomínkových předmětů klubu
  • archivuje dokumenty týkající se jeho činnosti a předává dokumenty ke skartaci jednateli.

 Článek 2

Kdo zpracovává

Osobní údaje zpracovává pouze člen orgánu klubu nebo jednorázově pověřená osoba v souvislosti se zajištěním klubové akce. Každá osoba je před zpracováním osobních údajů poučena o těchto pravidlech a povinnosti mlčenlivosti.

Co se zpracovává

Zpracovávají se pouze osobní údaje

  1. identifikační údaje osoby – jméno a příjmení, datum narození
  2. kontaktní údaje osoby – adresa, telefon, e-mail, webové stránky
  3. informace o vlastnictví chovatelské stanice
  4. informace o zvláštní způsobilosti – aprobace rozhodčího a jiných schopnostech využívaných k činnosti klubu
  5. informace o činnosti osoby v rámci klubu a jím pořádaných akcí (plnění členských povinností, práce v orgánech klubu, případná porušení povinností člena klubu, údaje o účasti na klubových akcích včetně výsledků dosažených na výstavách, zkouškách a soutěžích, o výsledcích chovatelské činnosti, údaje související s uzavřením dohody o provedení práce ve prospěch klubu)

Organizační a technická opatření

Dokumenty obsahující osobní údaje určená osoba vždy ukládá tak, aby k nim neměly přístup neoprávněné osoby a aby nedošlo k jejich poškození nebo zničení.

Do aplikace SILVER, ve které se vedou elektronicky osobní údaje o členech a osobách účastnících se klubových akcí je přístup umožněn pouze na základě řízeného přístupu omezujícího zpřístupněný rozsah údajů a možnost jeho úpravy. Smluvně je zajištěno zálohování dat a jejich technické zajištění proti poškození.

Osobní údaje jsou předávány a zveřejňovány pouze v souladu s účelem stanoveným právními předpisy nebo předpisy klubu a nadřízených kynologických organizací.

Jednotliví funkcionáři klubu jsou povinni zabezpečit přednostně dokumentaci, která souvisí s ochranou osobních údajů, a dokumenty, které prokazují, jak klub plní povinnosti při jejich ochraně.

 Článek 3

 Tento organizační řád byl schválen výborem 11. května 2018

 

Sponzoři: